Processos e BI
Gestão de estoque no provedor: do processo ao painel
No provedor de internet, o estoque não fica parado na prateleira. Ele roda no carro do técnico, fica instalado na casa do cliente e precisa voltar depois de um cancelamento. Quem não enxerga esse caminho perde dinheiro sem perceber.
Valor em estoque
R$ 186,4mil
−4,1% vs mês anterior
Cobertura média
23dias
Meta: 30 dias
A recolher
142equip.
R$ 31,2 mil em comodato
Dados de exemplo
Em resumo
O estoque do provedor está espalhado entre almoxarifado, carros dos técnicos, armários e a casa do cliente.
Antes de cobrar números, mapeie o processo e descubra em que etapa o material escapa.
Poucos indicadores bem definidos, atualizados direto do ERP e acompanhados em painel, valem mais que uma planilha completa e desatualizada.
O problema
Por que o estoque pesa tanto num provedor
Para um provedor, estoque é ONU, roteador, cabo drop, conector, splitter, caixa de emenda e ferramenta. Boa parte desse material vira equipamento em comodato: continua sendo patrimônio da empresa, mas fica instalado na casa do cliente. Outra parte vai para os técnicos, que na prática funcionam como pequenos almoxarifados sobre rodas.
Esse desenho traz riscos que uma empresa de varejo, por exemplo, não tem. E eles aparecem no dia a dia em forma de sintomas conhecidos:
- Falta ONU no dia da instalação e a compra sai às pressas, mais cara e fora do planejamento.
- Sobra cabo e conector no almoxarifado, com dinheiro parado em material que gira devagar.
- O cliente cancela e o equipamento continua na casa dele, porque ninguém agendou o recolhimento.
- O técnico recebe material, fecha a OS e a conta não bate: parte do que foi entregue não voltou nem aparece aplicado.
- A contagem física nunca fecha com o sistema, e ninguém sabe dizer em que ponto a diferença nasceu.
Todos esses sintomas têm a mesma origem. O material percorre um caminho que ninguém desenhou por inteiro.
Processo
Comece pelo processo, não pela planilha
É tentador resolver o problema com uma planilha nova ou com um controle mais rígido no fechamento do mês. O efeito costuma ser pequeno, porque a diferença não nasce na contagem. Ela nasce em algum ponto entre a compra e a casa do cliente. Por isso o primeiro passo é mapear esse caminho como ele acontece hoje, a chamada situação atual (AS IS).
Num provedor, o ciclo do material costuma ter estas etapas:
- 01
Compra e recebimento
Nota conferida e item lançado no ERP no mesmo dia.
- 02
Armazenagem
Saldo por almoxarifado central, filial e ponto de apoio.
- 03 Ponto crítico
Entrega ao técnico
Transferência registrada para o almoxarifado de cada técnico.
- 04 Ponto crítico
Aplicação na OS
Material usado lançado na ordem de serviço antes do fechamento.
- 05 Ponto crítico
Devolução do técnico
Sobra e material com defeito voltam com transferência de retorno.
- 06
Comodato no cliente
Equipamento serializado vinculado ao contrato pelo número de série.
- 07 Ponto crítico
Recolhimento
Retirada após cancelamento, troca ou migração de plano.
- 08
Triagem e retorno
Teste, recondicionamento, volta ao estoque ou baixa.
- 09
Inventário
Contagem física, comparação com o sistema e ajuste justificado.
Ciclo do material num provedor. Os pontos críticos são as etapas em que o material muda de mãos e é onde a maior parte das diferenças costuma aparecer.
O diagnóstico
Com o processo desenhado, o diagnóstico fica objetivo. Para cada etapa, vale responder a quatro perguntas:
Quem faz e quem aprova?
Se ninguém é responsável pela etapa, ela acontece de qualquer jeito.
O movimento fica registrado no ERP?
Ou fica no papel, no grupo de mensagens, na memória de alguém?
Quanto tempo passa entre o movimento físico e o registro?
Quanto maior o intervalo, maior a chance de esquecimento.
O que acontece quando dá errado?
Item com defeito, OS cancelada, cliente ausente na hora do recolhimento.
Em provedores, as respostas costumam revelar pontos parecidos: técnicos sem almoxarifado próprio no sistema, OS encerrada sem material lançado, recolhimento que depende da lembrança de alguém e estoque mínimo que nunca foi cadastrado.
Melhorias
Do diagnóstico ao processo redesenhado
O passo seguinte é desenhar como o processo deve funcionar (TO BE), atacando cada causa encontrada. Alguns exemplos que aparecem com frequência:
Repare que nenhuma dessas melhorias exige trocar de sistema.
Na maioria dos casos o ERP já oferece os recursos. O que falta é definir a regra, o responsável e o momento do registro. E uma melhoria que ninguém mede tende a se perder em poucos meses. É aqui que entram os indicadores.
Indicadores
Os indicadores que mostram se o processo funciona
Indicador bom tem fórmula clara, dono e meta. Não adianta acompanhar trinta números. Comece por estes, que cobrem as três perguntas centrais do estoque: quanto dinheiro está parado, se vai faltar material e se o material tem destino conhecido.
| Indicador | Como calcular | Pergunta que responde |
|---|---|---|
| Valor em estoque | Saldo de cada item × custo médio | Quanto caixa está parado em material? |
| Cobertura em dias | saldo ÷ consumo médio diário (últimos 30 dias) | Por quantos dias o estoque atual aguenta? |
| Itens abaixo do mínimo | Itens com saldo menor que o estoque mínimo cadastrado | O que precisa ser comprado agora? |
| Material com os técnicos | Saldo dos almoxarifados de técnico, em quantidade e valor | Quanto está rodando nos carros? |
| Diferença por técnico | entregue − devolvido − aplicado em OS − em posse | O material entregue tem destino conhecido? |
| Equipamentos a recolher | Comodatos ativos em contratos cancelados | Quanto patrimônio ficou na casa de ex-clientes? |
| Taxa de recolhimento | Recolhidos no período ÷ pendentes de recolhimento | O processo de recolhimento funciona? |
| Acurácia de inventário | Itens com contagem igual ao sistema ÷ itens contados | Dá para confiar no saldo do ERP? |
| Giro de estoque | Consumo do período ÷ estoque médio do período, em valor | O estoque se renova ou envelhece na prateleira? |
Valor em estoque
Saldo de cada item × custo médio
Quanto caixa está parado em material?
Cobertura em dias
saldo ÷ consumo médio diário (últimos 30 dias)
Por quantos dias o estoque atual aguenta?
Itens abaixo do mínimo
Itens com saldo menor que o estoque mínimo cadastrado
O que precisa ser comprado agora?
Material com os técnicos
Saldo dos almoxarifados de técnico, em quantidade e valor
Quanto está rodando nos carros?
Diferença por técnico
entregue − devolvido − aplicado em OS − em posse
O material entregue tem destino conhecido?
Equipamentos a recolher
Comodatos ativos em contratos cancelados
Quanto patrimônio ficou na casa de ex-clientes?
Taxa de recolhimento
Recolhidos no período ÷ pendentes de recolhimento
O processo de recolhimento funciona?
Acurácia de inventário
Itens com contagem igual ao sistema ÷ itens contados
Dá para confiar no saldo do ERP?
Giro de estoque
Consumo do período ÷ estoque médio do período, em valor
O estoque se renova ou envelhece na prateleira?
O indicador que mais revela
Diferença = entregue − devolvido − aplicado em OS − em posse
Se tudo foi registrado, a diferença de cada técnico fecha em zero. Quando não fecha, existe movimento sem registro: perda, uso não lançado ou material repassado entre técnicos sem transferência. É o número que transforma uma desconfiança em uma conversa objetiva com a equipe.
Exemplo de cobertura
Com 120 ONUs em estoque e consumo médio de 6 por dia, a cobertura é de 20 dias. Se o fornecedor leva 15 dias para entregar, o pedido precisa sair nos próximos 5 dias. Sem esse cálculo, a falta só aparece quando o técnico chega ao almoxarifado e a prateleira está vazia.
Dashboards
Do indicador à rotina: o papel do dashboard
Indicador em planilha atualizada à mão chega atrasado e perde credibilidade rápido. Um painel conectado ao ERP, com atualização automática, mostra o estoque como ele está e permite descer do total até o item, o almoxarifado e o técnico. A discussão deixa de ser sobre de quem é o número e passa a ser sobre o que fazer com ele.
Valor em estoque
R$ 186,4mil
−4,1% vs mês anterior
Cobertura média
23dias
Meta: 30 dias
Abaixo do mínimo
7itens
2 com cobertura menor que 7 dias
A recolher
142equip.
R$ 31,2 mil em comodato
Diferença por técnico no mês
UnidadesO técnico B concentra a maior diferença do mês: o próximo passo é conferir o almoxarifado dele e as OS fechadas sem material.
Um painel de estoque que funciona bem costuma ter cinco visões:
Visão geral
com os números do mês
Estoque por local
(central, técnicos e armários)
Técnicos
com entregue, devolvido, aplicado e diferença
Equipamentos
em comodato e a recolher
Reposição
com os itens ordenados pela menor cobertura
Mas o painel só gera resultado quando entra na rotina, com pauta, responsável e prazo:
Diário
Itens críticos, cobertura e pedidos de compra pendentes.
Almoxarifado
Semanal
Diferença por técnico, OS fechadas sem material e recolhimentos atrasados.
Coordenação técnica
Mensal
Valor em estoque, giro, taxa de recolhimento e acurácia do inventário.
Gestão e financeiro
Quando processo e indicador andam juntos, o ciclo se fecha: o painel aponta onde está o desvio, o mapa do processo mostra em que etapa ele nasce e a equipe sabe exatamente o que corrigir.
Quer saber onde o estoque do seu provedor está escapando?
Mapeamos o processo de estoque com a sua equipe, apontamos as etapas em que o material se perde e desenhamos as melhorias. Depois, conectamos o seu ERP a um painel no Power BI com os indicadores definidos e atualização automática.